spurtup.com

Применение компьютеров в малом бизнесе

В данной статье представлен обзор основных вопросов и проблем, c которыми приходится сталкиваться руководителю небольших предприятий и организаций в процессе компьютеризации. Приводится описание некоторых ситуаций для того, чтобы показать, какие «подводные камни» могут встретиться из-за незнания некоторых тонкостей.

Компьютер и компьютерные технологии, конечно, не являются бесплатными. Поэтому важно сделать вложения средств в них максимально эффективными, чтобы, в конечном счете, получить прибыль, а не головную боль.

В общем случае, применение компьютеров и компьютерных технологий в любом деле состоит из нескольких составляющих:

  • Оборудование (компьютеры, принтеры, сканеры и т.п.).
  • Программное обеспечение (операционные системы, текстовые и графические редакторы, программы для бухгалтерского и управленческого учета и др.).
  • Технология применения оборудования и программного обеспечения для решения определенных задач на конкретном предприятии.

Для получения максимальной эффективности требуется согласование всех вышеперечисленных составляющих, что является не самой простой задачей, как может показаться на первый взгляд. Тут следует учесть, что эффективность системы нужно оценивать комплексно, то есть принимать во внимание вопросы надежности системы и технологии, а также стоимость обслуживания и другие моменты. Начнем по порядку.

Оборудование

Сейчас имеется множество фирм, предлагающих широкий ассортимент компьютеров и комплектующих для них. В нашем случае важно выбрать оптимальную конфигурацию: чтобы и недорого было, и чтобы достаточно по функциональным возможностям и быстродействию. В рекламах некоторых компьютерных фирм говорится о том, что они производят или поставляют прямо-таки «супер»-компьютеры. Но если посмотреть внимательнее, то почти все предлагают практически один и тот же ассортимент комплектующих, из которых и собираются конкретные конфигурации компьютеров. Поэтому при выборе той или иной компьютерной фирмы нужно в первую очередь смотреть на цены и на сервис (в т.ч. гарантийный и постгарантийный ремонт). А при выборе конкретной конфигурации компьютеров и оргтехники, вначале нужно рассмотреть программное обеспечение и технологию применения.

Программное обеспечение

В большинстве случаев используются следующие виды программного обеспечения: операционные системы - Windows (98, ME) или Windows (2000, XP); текстовые и табличные редакторы - Microsoft Office (Word и Excel); бухгалтерские и управленческие программы - 1С.

Кроме того, используются антивирусы, справочные системы, сервисные и другие программы. Иногда требуется применение специфического программного обеспечения или даже индивидуальная разработка.

В общем случае при выборе того или иного программного обеспечения желательно учитывать следующие рекомендации:

Используйте при возможности самые широкоиспользуемые программы - таким образом можно сэкономить на обучении персонала, а также на обслуживании.
Используйте по возможности самые последние версии программ - в них учтены замечания и пожелания других пользователей. А для бухгалтерских программ - учтены последние изменения в законодательстве.

Программное обеспечение подразделяется на бесплатное, условно бесплатное и платное. Поэтому при выборе учитывайте его стоимость. Даже если на начальном этапе Вы предполагаете использовать «пиратские» программы, то, возможно, что в будущем Вы захотите или Вам придется приобрести лицензионные версии.

Теперь рассмотрим главное - технологию применения

От нее очень сильно зависит как набор оборудования, так и программного обеспечения. Следует учитывать, что процесс разработки технологии и выбора оборудования и программного обеспечения - это процесс итерационный. То есть, вначале выбираете одно, смотрите на возможность его применения, набор решаемых задач. Затем корректируете постановку задач, отсюда меняете оборудование и т.д. В принципе, для неспециалиста - это может оказаться очень трудоемко, а также может привести к лишним покупкам, поэтому на этапе разработки технологии, выбора оборудования и программного обеспечения нужно рассмотреть вариант привлечения сторонних специалистов-экспертов. Однако даже в этом случае Вам нужно иметь общее представление о компьютерных технологиях, а лучше даже иметь хотя бы небольшой опыт. Ведь деньги платите Вы и желательно знать за что, к тому же и работать тоже Вам придется.

Рассмотрим самую простую ситуацию, когда нужно обеспечить только одно компьютеризированное рабочее место. Здесь практически без вариантов: подбираем программное обеспечение под него (в соответствии с требованиями), подбираем конфигурацию компьютера. Дополнительно покупаем принтер. И все готово. Хотя очень часто подобрать оптимальную конфигурацию - не самое простое дело.

Более сложная ситуация, когда нужно обеспечить несколько рабочих мест. Для большинства случаев используется стандартная локальная вычислительная сеть Ethernet-100 (100 Мбит/сек), которая без проблем обеспечивает связь между компьютерами в пределах 100 метров. Дальше начинаем проектировать конфигурацию всей компьютерной системы. Можно сделать просто, поставить везде однотипные компьютеры и программное обеспечение, сконфигурировать одноранговую сеть (когда все компьютеры могут обращаться друг к другу непосредственно) и работать. Возникает вопрос, будет ли этот вариант оптимальным с точки зрения финансовых вложений, а также надежности работы. Во многих случаях это и будет оптимальным вариантом, хотя практически всегда есть специфические особенности, которые необходимо учесть. Поэтому рассмотрим некоторые вопросы более подробно.

Сервер

Очень многие слышали этот термин и имеют некоторые представления о нем. При создании компьютерной сети практически всегда возникает вопрос: нужен ли нам сервер? Для начала разберемся, что все-таки значит слово «сервер»? По-простому, под словом «сервер» понимается нечто, выполняющее определенные функции для клиента (пользователя). Соответственно «сервер» еще не значит «компьютер», хотя чаще всего именно так его и рассматривают.

Для общей информации можно отметить, что на любом компьютере с операционной системой Windows имеется около сотни (а может и больше) различных серверов, типа COM-Server, OLE-Server и другие, но если не вдаваться в тонкости программирования, то это не так уж и важно.

С точки зрения пользователя можно рассмотреть три типа серверов: файл-сервер, сервер печати, сервер приложений. Поэтому, если подходить более строго, то при упоминании слова «сервер» нужно уточнять, про что идет речь. Чаще всего используется файл-сервер, то есть компьютер, предназначенный для хранения и обмена файлами между различными пользователями в локальной сети. Сервер печати - это компьютер, к которому подключен принтер с общим доступом, либо специальное устройство, соединенное с принтером и подключаемое непосредственно к локальной сети. Для большинства офисных задач, достаточно использование в качестве сервера печати любого компьютера, причем этот же компьютер будет оставаться рабочим местом какого-нибудь сотрудника. Сервер приложений - это компьютер, на котором установлено специальное программное обеспечение, выполняющее обработку данных, полученных от компьютеров клиентов (пользователей). Чаще всего в качестве серверов приложений выступают SQL-сервера (для работы больших баз данных) и Интернет-сервера. Потребность в серверах приложений возникает не так часто, к тому же там имеется множество нюансов, поэтому подробно не будем рассматривать этот вопрос. Если же, все-таки есть потребность в сервере приложений, то лучше сразу же обратиться к специалистам.

Рассмотрим подробнее файл-сервер

Файл-сервер бывает выделенным и совмещенным. Если на файл-сервере предполагается хранение архивной информации, дистрибутивов программ, то вполне достаточно файл-сервера, совмещенного с одним из компьютеров какого-нибудь сотрудника. В этом случае отсутствуют какие-то особые требования к компьютеру, главное, чтобы объем жесткого диска был достаточным для хранения этой информации.

Более сложной является ситуация, когда на файл-сервере требуется хранение текущих рабочих данных, например, информационных баз (баз данных) для бухгалтерских и управленческих программ. В этом случае требуется повышенная надежность этого компьютера (файл-сервера) и достаточное быстродействие. Поэтому достаточно часто в таких ситуациях применяют выделенный файл-сервер, но опять же это не всегда целесообразно. Рассмотрим подробнее вопросы быстродействия и надежности. Пропускная способность локальной сети Ethernet составляет 100 Мбит/сек (бывают сети другого типа - 10 Мбит/сек), с учетом передачи специальной управляющей информации это будет составлять 6-7 Мбайт/сек. Примерно такая же средняя скорость работы современных жестких дисков (винчестеров), поэтому для большинства случаев не требуются специальные скоростные диски. Каких-то особых требований к быстродействию процессора тоже не имеется, т.к. файл-сервер выполняет только хранение информации на дисках и не занимается обработкой данных. Увеличение объема оперативной памяти увеличивает общее быстродействие файл-сервера за счет кэширования данных (временного хранения в оперативной памяти). Совмещение файл-сервера и рабочего места приводит к замедлению работы как самого файл-сервера (скорость чтения/записи данных по локальной сети), так и программного обеспечения пользователя этого компьютера. Поэтому при больших объемах данных и высокой интенсивности работы целесообразно иметь выделенный файл-сервер. За исключением ситуации, когда пользователь работает с теми же данными, что и другие пользователи по локальной сети, например, информационная база 1С. Для обеспечения надежности работы следует более тщательно отбирать комплектующие для компьютера. Также нужно, чтобы эти комплектующие в случае поломки можно было быстро заменить аналогом. В связи с этим, использование специализированных компьютеров-серверов не всегда эффективно, т.к. они дороже и комплектующие для них трудно доставать.

Антивирус - это специальная программа, предназначенная для борьбы с вредоносными программами - «вирусами». Вирусы, в последнее время, чаще всего распространяются через электронную почту и Интернет, но возможно заражение и при переписывании данных и программ с чужого компьютера. Поэтому в важности и полезности антивируса нет сомнений. Необходимо использовать только самые свежие версии антивирусов и антивирусных баз данных. Сами антивирусы сейчас состоят из двух компонент: сканер и монитор (в различных антивирусах эти компоненты могут называться по-разному). Сканер проверяет компьютер по команде пользователя (общее время проверки одного компьютера может достигать даже нескольких часов). Монитор проверяет компьютер на наличие вирусов непосредственно в ходе обычной работы (при открытии файлов, запуске программ, чтении почты и т.п.). Монитор более надежно защищает компьютер от вирусов, т.к. блокирует работу вируса еще на начальной стадии. Но достигается это за счет значительного снижения быстродействия работы компьютера. Поэтому использование монитора на всех компьютерах может оказаться слишком дорогим удовольствием. Так как для достижения той же производительности работы пользовательских программ потребуется значительно более мощный, а значит и дорогой компьютер. Поэтому оптимальным является использование монитора только на компьютерах, подключенных к Интернету, а на остальных пользоваться сканером.

Резервирование данных является достаточно важной частью вопроса надежности работы компьютеров. Причиной утери или порчи данных (в том числе и важных) может быть вирус, поломка компьютера (жесткого диска), зависание компьютера (в том числе из-за перебоев в электроснабжении), а также из-за неправильных действий пользователей. Поэтому необходимо периодически делать резервные копии данных. А для особо важной информации делать это регулярно (раз в день или чаще). Резервные копии можно сохранять на другие компьютеры, подключенные к локальной сети. Но для большей надежности иногда лучше пользоваться пишущим CD-ROM, позволяющим сохранять информацию на лазерном диске. Существуют и другие сменные носители, но в настоящий момент для большинства ситуаций использование пишущего CD-ROM является оптимальным вариантом.

А теперь коснемся самого сложного вопроса - обслуживания всей этой компьютерной системы. От качества и оперативности устранения проблем, настройки и другого обслуживания, зависит эффективность и надежность работы системы. А простой компьютеров приводит к финансовым потерям из-за остановки основной деятельности предприятия. Определение реальной стоимости и качества обслуживания - это непростой вопрос. Сравнить стоимость выполнения работ по обслуживанию предлагаемых различными фирмами и частными лицами можно разве что для типовых операций, указанных в прайсе, но на практике могут возникнуть совершенно нестандартные проблемы.

Если рассмотреть статистику различных проблем, возникающих с компьютерами, то большинство из них связано с так называемым «человеческим фактором», т.е. неправильной работой пользователей. Для устранения сбоев в работе компьютеров и пользователей обычно привлекают внешних специалистов или включают их в штат предприятия. Специалистов, которые занимаются настройкой и администрированием локальной сети и компьютеров, подключенных к этой сети, называют системными администраторами. Для уменьшения возможности ошибочной и неправильной работы пользователей выполняются работы по администрированию, то есть разграничению прав по выполнению различных действий на компьютерах, подключенных к локальной сети между разными пользователями. Таким образом, минимизируются проблемы с «человеческим фактором». С другой стороны, это может содержать свои «подводные камни». Системный администратор - это тоже человек, который может, например, заболеть. А если нет других специалистов на предприятии, владеющих всей информацией о текущих системных настройках, то что будет? Мы получаем «человеческий фактор», только уже более высокого уровня проблем.

Компания «БизнесСтрой» оказывает следующие услуги:

  • Консультации по выбору конфигурации компьютеров и программного обеспечения.
  • Экспертную оценку решений и проектов по автоматизации розничной и оптовой торговли, предлагаемых другими организациями и фирмами.
  • Разработку и внедрение решений по автоматизации розничной и оптовой торговли.

Помимо платных услуг, можно получить и бесплатные консультации. Для этого нужно послать нам по электронной почте или факсу письмо с описанием задачи, вопросов и т.д.

Рейтинг: 
0
Оценок пока нет

Комментарии

Интересно

обои текстиль
В настоящие дни текстильные обои может позволить себе практически каждый человек. Но использование текстиля в современном интерьере и сейчас показывает хороший вкус, высокий достаток и стиль. Современные обои Casa Mia качественно преобразят ваше жилье. Что это такое текстильные обои? У текстильных обоев на лицевую сторону бумажного основания наносятся различные как натуральные, так и искусственные волокна, также могут применять и смешанные волокна. Существует такой вид текстильных обоев как натуральные, в этом случае на основу обоев наклеивают...

Опрос

Есть ли у вас баня?
Да, есть
25%
Нет, но хочу построить
63%
Нет
13%
Всего голосов: 8